Chiến lược đánh bại sự không tập trung trong giờ làm việc

bởi: marry living
 0 love

Bạn thường nghe đồng nghiệp than vãn: “Không thể tập trung làm việc!” và chính bạn cũng không ít lần nói ra điều đó. Vậy đâu là những yếu tố gây ra sự không tập trung này?

Có một sự thật trớ trêu trong thời đại công nghệ là “càng hiện đại càng hại điện”. Các thiết bị và ứng dụng điện tử giúp giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn cũng chính là nguyên nhân khiến chúng ta tốn thời gian cho những việc “không tên” khác.

Các chuyên gia nhân sự cho rằng: “Phần lớn những người có vẻ như làm việc bận rộn cả ngày thực chất lại chẳng giải quyết được việc gì quan trọng”. Hẳn cũng có đôi lần bạn rơi vào tình cảnh đó? Đừng ngại ngần thừa nhận. Chỉ cần dũng cảm đối mặt và tham khảo một số bí kíp giúp bạn đối phó với yếu tố gây xao nhãng phổ biến nhất dưới đây, mọi chuyện sẽ đâu vào đấy.

Ưu tiên việc “check” email

Khong tap trung 1

Nên ưu tiên công việc kiểm tra email ngay khi vừa ngồi vào bàn làm việc

Bạn thường vào Facebook ngay khi vừa đến cơ quan nhưng không bao giờ nghĩ đến chuyện kiểm tra email thời điểm đó. Nên thay đổi thói quen này, bạn có thể đặt mình ở thế chủ động đối phó với mọi tình huống, thay vì phải phản ứng (thường là tiêu cực) trước những sự việc xảy đến mà không hề có sự chuẩn bị.

  • Giải quyết ngay vào sáng sớm: Kiểm tra email ngay khi vừa ngồi vào bàn làm việc giúp bạn không “để lọt” thông báo họp gấp vào sáng hôm đó hay thông tin quan trọng đột xuất diễn ra vào đêm trước. Đừng quên đọc đầy đủ các email mới nhận để đảm bảo không bỏ sót bất cứ thông tin quan trọng nào.
  • Nhắc nhở liên tục: Nếu bạn thường xuyên phải làm việc bên ngoài, nên cài đặt thêm chế độ nhạc hoặc đèn nháy báo email mới trên điện thoại. Bạn sẽ biết ngay khi có email gửi đến trong ngày mà không cần ngồi ở cơ quan.

Cách ly Smartphone

Bạn có để ý hôm nào lỡ quên điện thoại, bạn làm được rất nhiều việc? Điện thoại luôn làm bạn mất thời gian vì kiểm tra tin nhắn quảng cáo, xem tình hình bé cưng, cập nhật ứng dụng…

  • Tăng trở ngại: Để điện thoại trong túi xách hoặc ngăn kéo giúp bạn cách xa “công cụ gây xao nhãng”, giảm bớt số lần bạn cầm điện thoại lên chỉ vì thói quen chứ không vì nhu cầu cụ thể nào cả.
  • Chuyển ứng dụng yêu thích khỏi màn hình chính: Candy Crush? Facebook? Instagram? Bạn nên đặt những app này ở trang 2, thậm chí là trang 3 của Home Screen để hạn chế nhìn thấy những biểu tượng (icon) của các app đó thường xuyên.

Internet và mạng xã hội

Khong tap trung 2

Download ứng dụng tổng hợp tin tức như Pocket hay Flipboard sẽ giúp bạn “để dành” và cô đọng tin tức quan trọng

  • “Để dành” thông tin trực tuyến: Mỗi lần vào trang Facebook, mắt bạn dán chặt lấy màn hình, tay di chuột để kéo xem News Feed và “like” lia lịa. Việc này ngốn khá nhiều thời gian của bạn đấy. Download ứng dụng tổng hợp tin tức như Pocket hay Flipboard, vì các ứng dụng kiểu này giúp bạn “để dành” và cô đọng tin tức quan trọng. Khi đó, bạn chỉ cần đọc những thông tin tốt nhất thay vì ngồi đồng “đánh cá ngoài biển khơi” với đống tin tức “lẩu thập cẩm” có trên Facebook.
  • Trở lại thế giới thực: Bạn có thói quen thỏa hiệp với bản thân: “OK, ngay khi làm xong việc này, mình sẽ tự thưởng cho bản thân 15 phút vào trang cá nhân”? Thay vì thế, nên hướng về thế giới thực bằng cách tự thưởng một cốc latte hay 15 phút đi dạo cho bản thân.
  • Được cái này, mất cái kia: Nghĩa là sao? Thử trò chơi nhỏ này hàng ngày nhé: Mỗi khi mở một tab mới trên trình duyệt website, bạn phải tắt một tab khác. Mở một đống tab không giúp bạn giải quyết công việc nhanh hơn. Nghiên cứu cho thấy những người theo phong cách “từng bước một” sẽ làm việc hiệu quả và có quyết định chuẩn hơn người đa nhiệm.
  • Tự “khóa” bản thân: Những cách “cai nghiện” trên chưa đủ “đô”? Có thể bạn cần tới ứng dụng như Cold Turkey, Leech Block hay Anti-Social, giúp khóa những website bạn hay vào trong giờ làm. Chủ động “cai” trước khi đội ngũ kỹ thuật của công ty phải ra tay chặn hết để đảm bảo không thất thoát giờ làm nhé!

Họp, họp và họp!

Khong tap trung 4

Thay thế buổi họp trực tiếp bằng những buổi họp online cũng giúp bạn tiết kiệm được thời gian di chuyển

  • Họp đứng: Nghiên cứu cho thấy những cuộc họp có ghế ngồi thường kéo dài hơn 34% so với những cuộc họp không-ngồi-ghế. Một nghiên cứu khác cho thấy những người làm việc nhóm khi đứng sẽ giải quyết công việc tập trung hơn những nhóm ngồi.
  • Úp điện thoại xuống: Dạ Thương, đồng quản lý một thương hiệu túi da thời trang, nhận thấy tắt tiếng điện thoại và úp màn hình điện thoại xuống bàn khi bắt đầu cuộc họp sẽ giúp tránh xao nhãng khi ngồi họp. Cô chia sẻ: “Khi mọi người tập trung vào bàn luận, cuộc họp sẽ hiệu quả và rút ngắn hơn”. Còn trong trường hợp bạn có việc quan trọng vẫn cần dùng điện thoại? Chỉ cần để chế độ đổ chuông riêng đối với những contact thực sự quan trọng.
  • Lập bảng quản lý các cuộc họp: Không ít nhân viên thường xuyên bị xếp chồng chéo lịch họp hoặc có cuộc họp đột xuất với sếp, trong khi vẫn có thể dời lại buổi họp cùng đồng nghiệp. Trong trường hợp đó, bạn cần sắp xếp lại lịch và thương lượng để tránh việc họp dồn dập, mất thời gian mà không đem lại hiệu quả.
  • Đồng nghiệp cần tham khảo ý kiến của bạn trong khi bạn không có thời gian tham dự buổi họp? Có thể sắp xếp họp online hoặc giao hẹn trả lời lại bằng email ngay khi nhận được thông tin chính về cuộc họp.

Đồng nghiệp

  • Biến mất: À, bạn sẽ biến mất, chứ không phải làm đồng nghiệp của mình biến mất. Ngày deadline cận kề, “chạy trốn” đến ngay một bàn làm việc còn trống, book phòng họp hoặc đến quán cafe workshop gần đó để có không gian tập trung làm việc và không bị bất kỳ ảnh hưởng nào từ đồng nghiệp xung quanh.
  • Tạo ranh giới: Đặt một note nhỏ “Xin đừng làm phiền” trước cửa phòng làm việc trong khoảng 1–2 giờ mỗi ngày. Điều này tạo thói quen giúp rèn luyện não bộ của bạn suy nghĩ tập trung và hiệu quả hơn khi có một “rào chắn” bạn tự tạo ra. Nếu như làm việc trong văn phòng mở, có thể đặt một chậu cây nhỏ hoặc chồng sách để ngăn cách ranh giới khu vực làm việc của mình với các đồng nghiệp.
  • “Tám” – một chút thôi! Việc “buôn dưa lê” một chút thực ra có thể giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Sau khoảng 2 tiếng làm việc liên tục, bạn có thể dành 15 phút “tám” để thư giãn.

Chiến lược khắc phục lỗi không tập trung

Đừng để 5 yếu tố sau đây “phá hoại” sự tập trung của bạn khi cần làm việc nghiêm túc.

1. Pyjama

Một nghiên cứu khoa học cho thấy quần áo có ảnh hưởng trực tiếp tới tâm lý khi làm việc. Vì thế, hãy mặc bất kỳ loại quần áo nào khiến bạn thoải mái và tập trung cho công việc ở nhà, ví dụ như pyjama hay “tối giản” hơn là mặc đồ lót.

2. Việc nhà

Thiết lập thời gian biểu rõ ràng cho thời gian biểu giữa việc nhà và công việc chính sẽ giúp quản lý thời gian tốt hơn. Bạn nên làm một việc trong khoảng thời gian quy định và không cho phép mình lấn hoặc dồn gộp thời gian của việc khác.

3. Vị trí ngồi

Với nhiều người, ngồi làm việc ở cạnh cửa sổ giúp kích thích sự sáng tạo, nhưng với một số khác, điều này lại khiến họ xao nhãng. Vì thế, hãy lưu ý tới việc chọn khu vực làm việc trong nhà giúp bạn có thể tập trung tốt hơn.

4. Gia đình

Khong tap trung 4

Cần cho mọi người biết dù bạn có ở nhà không có nghĩa bạn rảnh rỗi để làm những việc không tên

Cần cho mọi người biết dù bạn có ở nhà không có nghĩa bạn rảnh rỗi để làm những việc không tên. Tránh ngồi nhắn tin, “tám chuyện” và dời lại những việc này sau giờ làm. Đó là thái độ chuyên nghiệp bất kể trong môi trường làm việc nào.

5. Tivi

Một khảo sát trên 1.000 người Mỹ làm việc tại nhà cho thấy có tới 43% xem TV hoặc phim khi làm việc tại nhà. Nếu thực sự không thích không gian quá yên ắng ở nhà, bạn có thể nghe nhạc hoặc bật radio để không làm gây xao nhãng.

Gia Huy

From MarryLiving with


Bình luận

0 bình luận